С 01.04.2021 года использовать электронную приемку в своей работе для заказчиков не обязательно. Электронное актирование предусмотрено оптимизационным законопроектом, который прошел первое чтение в Госдуме. Как только законопроект примут, электронное актирование станет обязательным, при условии что срок вступления норм в силу не отложат.

Специалисты Казначейства озвучили, что функционал для электронной приемки полностью доработан и станет обязательным с 1 мая 2021 года. Для федеральных заказчиков дату подтвердили – с 1 мая электронное актирование обязательно (Всероссийское совещание «Новые функциональные возможности версии 11.1 ЕИС в сфере закупок», которое прошло 23 марта 2021 года, XVI Всероссийский форум-выставка "ГОС-ЗАКАЗ").

По плану в ближайшее время электронные акты (ЭА) полностью заменят бумажные документы. Это первый шаг к автоматическим оплатам по контрактам, а также к переходу от ручного ведения реестра контрактов к автоматическому.

Как выглядит процесс электронной приемки

Электронный акт в ЕИС был разработан на основе уже существующего универсального передаточного документа (УПД). Однако сам ЭА не является УПД, а имеет расширенное значение. Все начинается с того, что поставщик авторизуется в личном кабинете и находит контракт, поставку по которому он собрался осуществить. После этого он заполняет первичный учетный документ со всеми необходимыми данными, подписывает документ своей ЭЦП и отгружает товар для заказчика. Вместе с передачей товара заказчику передается заполненный акт из ЕИС на бумажном носителе.

Заказчик со своей стороны передает поставщику бумажную расписку о получении товара. После этого заказчик производит приемку товара, в случае приемки товара комиссией акт подписывается всеми членами комиссии. В бумажном виде подписывается документ о проведении экспертизы. Затем заказчик заходит в личный кабинет и находит контракт, по которому поставляют товара. Контракт должен находиться в статусе «Ожидает подтверждения получения», и проверяет электронный акт. Со своей стороны заказчику необходимо заполнить пустые поля ЭА и прикрепить бумажные сканы акта и других документов при необходимости. После этого электронный акт подписывается ЭЦП и направляется поставщику.

Электронный акт должен подписываться приемочной комиссии, в случае ее создания. Датой поступления акта от поставщика к заказчику будет считаться дата подписания ЭА. Заказчик обязан подписать такой акт со своей стороны в сроки, установленные контрактом. Такой срок не может превышать 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке.

Стоит помнить о том, что электронное актирование не предусмотрено для контрактов, заключаемых с единственным поставщиком и для закупок «малого объема».

Структура электронного акта

Все сведения, которые содержатся в ЭА, должны позволить однозначно увидеть размер исполненных поставщиком обязательств. Электронный акт включает в себя:

- идентификационный код закупки (ИКЗ);
- наименование заказчика и его местонахождение;
- наименование объекта закупки;
- место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги;
- информацию о поставщике, предусмотренную частью 1 статьи 43 44-ФЗ;
- единицу измерения товара;
- наименование поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги;
- наименование страны происхождения товара;
- информация о количестве поставляемого товара;
- стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
- другую информацию, предусмотренную частью 3 статьи 5 44-ФЗ.