Последние изменения 29.03.2021 на сайте проектов нормативных актов опубликовали проект распоряжения правительства, который утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федбюджета придется предусматривать в 2021 году в госконтрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме электронного документа. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственные этим ГРБС получателям бюджетных средств.

Вот этот список ГРБС.

Остальным ГРБС, которые не попали в перечень, рекомендовали предусматривать в контрактах условия об электронном актировании. Это значит, что они не обязаны принимать товары, работы, услуги с использованием электронных актов.

В пояснительной записке к распоряжению указано, что нововведения направлены на повышение равномерности исполнения федерального бюджета ‎по расходам, в т.ч. связанным с исполнением денежных обязательств в рамках госконтрактов, и для автоматизированного контроля ‎за соблюдением поставщиками сроков исполнения обязательств по госконтрактам.

Когда применять электронное актирование

Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января этого года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном письме налоговой службы и казначейства №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126 от 18.12.2019. Изначально предполагалось, что электронное актирование станет обязательным с 1 июля, но этого не произошло. Сейчас изменения в 44-ФЗ, которые предусматривают обязательное формирование акта о приемке посредствам функционала ЕИС, находятся на стадии проекта. В ближайшее время станет ясно, когда электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков.

Задачи актирования

Реализация нового формата приемки призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решает ряд задач: упрощение и ускорение согласования приемки; обеспечение своевременности оплаты; сокращение бумажного документооборота; снижение риска технических ошибок; обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов; возможность сбора статистических данных; оптимизация закупочного процесса; повышение прозрачности системы закупок.

Основные положения

Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредствам ЕИС и включения этого права в проект контракта. Обязательное условие для использования этого функционала — это добровольность, то есть согласие со стороны заказчика и поставщика. Как выглядит схема документооборота:

Краткая инструкция, как прописать в контракте электронное актирование для заказчика: Войти в личный кабинет в ЕИС. Перейти на вкладку «Исполнение». Выбрать нужный контракт. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме»

Инструкция для поставщика

Пошаговая инструкция, как реализовать электронное актирование при приемке исполнения по контракту для поставщика:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.

Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать первичный учетный документ». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.

Шаг 6. Реализовать поставку.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса: Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС. Обжаловать действия госкомпании. В случае, когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте акт со статусом «Товары (работы, услуги, права) приняты с расхождениями (претензией)», который поступил от заказчика.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.

Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.

Шаг 4. Реализуйте поставку.

Инструкция для заказчика

Рассказываем, как работать с функционалом электронного актирования заказчику в пошаговой инструкции по электронному актированию в ЕИС для заказчиков по 44-ФЗ:

Шаг 1. Провести приемку товара.

Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.

Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «Ожидает подтверждения получения», и подтвердить факт его получения. Для этого направьте извещение поставщику.

Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 6. Приложить скан бумажного акта, который сформирован во время фактической приемки товара.

Шаг 7. Утвердить документ электронной цифровой подписью и направить его поставщику.

Шаг 8. Оплатить товар.

Шаг 9. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора. Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика, согласно положениям законопроекта об оптимизации закупок, — не позднее двадцати рабочих дней.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал единой информационной системы позволяет сформировать отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ: Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта. Приложить к электронному документу скан бумажного варианта отказа, который содержит обоснование этого решение и подписи членной приемочной комиссии. Утвердить эти документы ЭЦП и направить поставщику. В случае, когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Возможные проблемы электронного актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

1.Не отображаются всплывающие окна.

2.Личный кабинет не загружается.

3.Отсутствует функция формирования документов в электронной форме.

4.Система не дает заказчику подписать электронный документ.

5.Некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку.

6.Контроль выдает ошибку там, где ее нет.

7.Документы, которые заказчик добавляет к документу, препятствуют прохождению контроля.

8.Уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

-грамотно и своевременно решить вопрос;

-собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы при заполнении электронных документов возникают и при:

1. Некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки.

2. Отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке. 3. Отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.