Электронное актирование в ЕИС - что это такое

Электронное актирование — новый термин в сфере госзакупок. Так называют составление актов приемки-передачи работ и услуг, поставленных товаров по госконтрактам в электронной форме.

Возможность оформлять акты в электронном виде в Единой информационной системе (далее — ЕИС) появилась с 01.01.2020. Внедрение электронного актирования стало закономерным продолжением процесса цифровизации закупок.

Основная задача этого новшества — прозрачность закупочного процесса, в том числе этапа исполнения контракта. По мнению разработчиков системы, оно позволит:

• анализировать эффективность закупок;
• оценивать, исполнен ли контракт в полном соответствии с закупочной документацией и условиями контракта;
• определять, достигнута ли цель закупок.

Нормативно-правовое регулирование электронного актирования

В настоящее время в законе «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее — закон № 44-ФЗ) отсутствуют нормы, регламентирующие составление актов в электронной форме.

В ч. 5 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что первичные учетные документы, включая акты приема-передачи, заключаемые в процессе хозяйственной жизни, могут быть оформлены как в бумажном виде, так и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью.

Основываясь на общем смысле законодательства о закупках и вышеупомянутой статье закона «О бухгалтерском учете», Казначейство России и ФНС России издали совместное письмо «Об электронном документообороте документов о приемке товаров…» от 18.12.2019 № 14-00-06/27476 и АС-4-15/26126@. В этом документе разъяснен порядок применения электронного актирования и указано, что электронная и бумажная форма равнозначны.

Таким образом, в настоящее время ЕИС предоставляет возможность формировать акты в электронной форме, однако законодательно обязательное применение электронного актирования в ЕИС пока не установлено.

Минфином РФ разработан так называемый оптимизационный законопроект, которым планируется ввести сразу множество изменений в закупочное законодательство. В числе прочих новых положений в законопроекте закрепляется обязанность участников закупок осуществлять электронную приемку товара по закону № 44-ФЗ.

Когда же электронное актирование станет обязательным? Предположения о введении электронного актирования в ЕИС с 01.07.2020 неосновательны. Скорее всего, данная норма заработает с 01.04.2021. До этой даты участники закупок вольны самостоятельно решать, в какой форме им составлять акты приема-передачи.

Обратите внимание! Так как пока электронное актирование не является всеобщим и обязательным, для его применения необходимо взаимное согласие поставщика и заказчика.

Кто может оформлять акты в ЕИС уже сейчас

Несмотря на необязательность электронного актирования, Казначейство и ФНС России рекомендуют всем участникам закупок в порядке эксперимента начать практиковать составление и подписание актов в электронной форме. Это позволит протестировать новый порядок заранее и при введении обязательного актирования не испытывать сложностей.

Кроме того, Казначейство России дает подробные консультации по электронной приемке.

В то же время необходимо учесть, что ЕИС содержит только общую форму акта приема-передачи, которую затруднительно применить к целому ряду отраслей ввиду их специфики (поставка лекарств, работы в сфере строительства и многое другое). Эти сложные отрасли требуют специальных форм, над чем сейчас работают регулирующие их ведомства.

Также пока не получится применить электронную приемку товара в ЕИС тем поставщикам и заказчикам, которые работают по типовым формам контрактов до момента их корректировки, если они не содержат в себе положений о возможности подписания актов в электронном виде.

Как прописать в контракте возможность электронного актирования? Федеральное казначейство рекомендует участникам закупок включать в условия контракта положение о праве сторон подписать акт приема-передачи как на бумажном носителе, так и в электронной форме в виде универсального передаточного документа (УПД).

Как оформлять акты в электронной форме

В них представлено несколько подробных схем электронной приемки товаров: полной и частичной приемки, а также полного отказа от приемки, если товар, работа или услуга не соответствуют условиям контракта.

Рассмотрим кратко, как происходит электронное актирование в случае полной приемки результата закупки заказчиком.

Начинается процесс с поставщика, который готов к исполнению контракта:

1. Авторизация в системе ЕИС.
2. Формирование непосредственно самого электронного акта. Для этого требуется выбрать в меню «Создать первичный учетный документ», заполнить все графы и подписать акт электронной подписью.
3. Поставка товара, выполнение работы/услуги и передача заказчику акта, распечатанного из ЕИС

Далее к процедуре подключается заказчик:

1. Передача поставщику расписки в приемке товаров, работ, услуг.
2. Приемка товаров, работ, услуг.
3. Авторизация в ЕИС.
4. Подписание выставленного поставщиком акта и направление его поставщику.
5. Размещение информации об исполнении контракта в реестре контрактов в течение 5 рабочих дней.

Если приемку осуществляет приемочная комиссия, то все члены комиссии должны подписать акт в бумажном виде и заказчик должен разместить скан-версию в ЕИС. Пока система электронного актирования не предусматривает возможности подписания приемочного акта несколькими лицами.

Плюсы и возможные сложности электронного актирования

Плюсы

Безусловно, электронное актирование — полезное начинание. Для всех участников закупки в перспективе оно будет означать уход от бумажной волокиты и минимизацию разночтений в ЕИС и бухучете.

Заказчик сможет быстро формировать информацию об исполненном контракте в реестре контрактов в автоматическом режиме, а также автоматически осуществлять бухгалтерский учет поставленных товаров, работ и услуг.

У поставщиков появится гарантия получения оплаты за исполненные обязательства в кратчайшие сроки.

Минусы

Возможные сложности, с которыми могут столкнуться участники закупок, — это в первую очередь перегрузка системы, особенно когда электронное актирование станет обязательным для всех.

Таким образом, на сегодняшний день участники закупок могут оформлять акты приема-передачи как в бумажной форме, так и в электронной по своему выбору. Планируется сделать электронное актирование обязательным для всех с 01.04.2020. Однако Казначейство России рекомендует начинать использовать систему электронного актирования уже сейчас, не откладывая в долгий ящик.