Одна машина — несколько покупателей: как сводная заказ-заявка экономит время логиста

Zakupki.ЭТрН · 4 мин чтения

Отгрузить за день товар нескольким покупателям одной машиной — обычная история для производителя или дистрибьютора. Для склада это один рейс. Для документооборота — целая группа: заявка перевозчику и отдельная транспортная накладная на каждый адрес. Рассказываем, как свести это в одну понятную цепочку и снять с логиста ручную работу.

Как выглядит рабочий день

Компания отгружает продукцию нескольким покупателям. На каждого в 1С оформлена своя реализация. Чтобы машина не ездила полупустой, заказы объединяют: один перевозчик забирает весь груз со склада и развозит его по адресам.

С перевозчиком действует договор, по которому на каждый рейс создаётся заявка. В ней перевозчик видит весь маршрут: какую машину подать, когда и куда ехать. А закон требует транспортную накладную на каждую доставку: одно место погрузки, одно место выгрузки. Поэтому на один рейс выходит одна заявка и столько накладных, сколько адресов в маршруте.

Где теряется время

Пока это делается вручную, логист проходит один и тот же путь каждый день:

• открывает реализации и переносит адреса, товар и вес в заявку;
• отправляет заявку перевозчику и ждёт подтверждения;
• снова открывает те же реализации и оформляет по ним накладные;
• сверяет, какая накладная к какому рейсу относится, когда звонит водитель или спрашивает бухгалтерия.

Одни и те же данные набираются дважды. Чем больше рейсов, тем больше времени уходит на перепечатку и сверку и тем выше шанс ошибиться в адресе или весе. А ошибка в накладной — это задержка на приёмке, переделка документа и лишние звонки.

Что меняет сводная заказ-заявка

В модуле Zakupki.ЭТрН процесс выстраивается по тому, как компания уже работает:

• Склад и отдел продаж оформляют реализации в 1С — как и раньше.
• Реализации, которые едут одной машиной, собираются в одну сводную заказ-заявку для перевозчика. Все адреса рейса попадают в неё автоматически.
• По этой заявке и реализациям модуль создаёт транспортные накладные — по одной на каждую доставку.

Каждая накладная берёт из своей реализации то, что относится к конкретному покупателю: адрес, товар, вес. Общее для рейса — перевозчик, машина, водитель — одинаково для всех накладных. Все документы рейса сразу связаны между собой.

Что получает компания

• Данные вводятся один раз. Всё, что уже есть в реализациях, само попадает и в заявку, и в накладные.
• Меньше ошибок. Адрес и вес берутся из учётного документа, а не набираются заново, поэтому расхождения между заявкой, накладной и отгрузкой почти не возникают.
• Рейс виден целиком. По любой накладной понятно, к какому рейсу и какой заявке она относится. Ответить водителю, перевозчику или бухгалтерии можно сразу.
• Объём растёт без новых людей. Рейс с двумя адресами и рейс с десятью оформляются одинаково быстро: накладные создаются группой.

Учёт остаётся прежним

Модуль работает с тем документом 1С, в котором компания уже оформляет отгрузку: с реализацией, маршрутным листом, заданием перевозчику или документом, доработанным под свою конфигурацию. Для разных видов отгрузок можно задать свой документ-основание.

Перестраивать работу склада и бухгалтерии ради электронных накладных не нужно. Это наша особенность: модуль подстраивается под учёт компании, а не наоборот.

О чём важно знать заранее

• На каждый адрес выгрузки — своя накладная. Так устроен формат документа, объединить доставки в одну ЭТрН нельзя. Сводная заказ-заявка как раз и нужна, чтобы держать такие накладные вместе.
• Машина и водитель подставляются автоматически, если они ведутся в справочниках 1С. Какие данные откуда брать, настраивается при внедрении под процессы компании.

Частые вопросы